Politica de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Identificacion del Responsable del Tratamiento

Poiema Publicaciones, en su calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales, declara que garantiza la proteccion de los derechos consagrados en la Constitucion Politica de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y demas normas concordantes.

2. Marco Legal Aplicable

El tratamiento de datos personales realizado por Poiema Publicaciones se rige por:

• Ley 1581 de 2012: Ley Estatutaria de Proteccion de Datos Personales (Habeas Data)
• Decreto 1377 de 2013: Reglamentario de la Ley 1581 de 2012
• Decreto 1074 de 2015: Decreto Unico Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo (Titulo 2, Capitulo 25)
• Circular Externa 002 de 2015: De la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
• Reglamento General de Proteccion de Datos (GDPR): Aplicable para usuarios residentes en la Union Europea

3. Definiciones

Para efectos de esta Politica, se entiende por:

• Autorizacion: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier informacion vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminacion (origen racial, orientacion politica, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual, datos biometricos).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o juridica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o juridica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operacion sobre datos personales (recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion o supresion).

4. Principios del Tratamiento de Datos

El Tratamiento de datos personales se realiza conforme a los siguientes principios establecidos en la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: El Tratamiento se sujeta a lo establecido en la ley.
• Finalidad: El Tratamiento obedece a finalidades legitimas e informadas al Titular.
• Libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento del Titular.
• Veracidad: La informacion sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: El Titular puede obtener informacion sobre sus datos en cualquier momento.
• Acceso y circulacion restringida: El Tratamiento solo se realiza por personas autorizadas.
• Seguridad: La informacion se maneja con medidas tecnicas y administrativas de seguridad.
• Confidencialidad: Las personas que intervengan en el Tratamiento estan obligadas a garantizar la reserva de la informacion.

5. Datos Personales que Recopilamos

5.1 Datos de Identificacion

• Nombre completo
• Direccion de correo electronico

5.2 Datos de Cuenta

• Credenciales de acceso (contrasena encriptada)
• Preferencias de configuracion
• Historial de sesiones

5.3 Datos de Uso del Servicio

• Progreso de lectura en cada libro
• Notas, subrayados y marcadores
• Preferencias de lectura (fuente, tema, interlineado)
• Libros en biblioteca personal

5.4 Datos de Transacciones

• Historial de compras y suscripciones
• Informacion de facturacion

Nota importante: Las compras de contenido digital (libros, audiolibros y la suscripcion POIEMA+) se realizan unicamente dentro de la aplicacion y las procesan las tiendas de aplicaciones: App Store (Apple) en iOS y Google Play (Google) en Android. Los datos de tarjetas de credito o debito los procesa la tienda correspondiente; Poiema Publicaciones no almacena ni tiene acceso a los numeros de tarjeta. Recibimos de la tienda unicamente la confirmacion de la compra y un identificador de transaccion, que usamos para activar el contenido en su cuenta. Las compras de libros impresos en nuestra tienda web (poiema.co) las procesa Shopify, nuestro proveedor de pagos para impresos.

5.5 Datos Tecnicos

• Direccion IP
• Tipo y version de navegador
• Sistema operativo
• Marca, modelo y tipo de dispositivo
• El identificador que su telefono usa para recibir notificaciones, si las tiene activadas
• Cookies y tecnologias similares (segun su consentimiento)

5.6 Datos de Seguridad

• Un identificador que su aparato genera al azar la primera vez que abre la aplicacion. No se deriva de usted ni de su telefono. Sirve para reconocer sus dispositivos autorizados y para que un libro descargado solo pueda abrirse en el aparato donde se descargo. Viaja junto a su sesion, asi que en nuestros servidores queda asociado a su cuenta.
• Senales de que el dispositivo pueda estar manipulado

5.7 Datos de Uso de la Aplicacion

Estadisticas de uso, solo si usted lo autoriza. Esta opcion viene apagada y vive en Mi perfil → Privacidad. Es un ajuste del telefono, no de la cuenta: aplica a cualquier cuenta que use la aplicacion en ese aparato y no viaja a sus otros dispositivos. Con la opcion activa registramos, asociado a su cuenta:

• Que funciones usa y cuando, y que titulos abre: abrir un libro, reproducir un audiolibro, terminar una descarga, abrir una pantalla, hacer una busqueda
• Si la aplicacion falla, el informe del fallo

Registro de entregas, siempre. Para prestar el servicio y protegerlo, el servidor registra cada entrega de un libro, audiolibro o muestra a su cuenta (que titulo, en que dispositivo y cuando). Es un registro de operacion y seguridad y no depende de esa opcion.

Nunca registramos el texto que lee, lo que escribe en una busqueda ni lo que subraya. De una busqueda guardamos cuantos resultados dio, no lo que escribio. Sus notas y subrayados viajan a su cuenta solo para sincronizarlos entre sus dispositivos (seccion 6.1).

6. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales seran tratados para las siguientes finalidades:

6.1 Finalidades Necesarias para el Servicio

• Gestionar su cuenta de usuario y autenticacion
• Proveer acceso a los libros digitales adquiridos
• Sincronizar progreso de lectura entre dispositivos
• Guardar y sincronizar notas, subrayados y marcadores
• Procesar transacciones de compra y suscripcion
• Gestionar facturacion y obligaciones tributarias
• Prestar soporte tecnico y atencion al usuario
• Enviar comunicaciones transaccionales (confirmaciones, cambios de servicio)
• Garantizar la seguridad de la plataforma y prevenir fraudes

6.2 Finalidades Opcionales (usted decide)

• Enviar boletines informativos y novedades editoriales
• Enviar ofertas y promociones de libros
• Analizar que funciones se usan para decidir que mejorar. Estos datos van asociados a su cuenta, no son anonimos, y por eso la opcion viene apagada hasta que usted la encienda
• Personalizar recomendaciones de lectura

Como funcionan hoy estas comunicaciones: al crear su cuenta quedan activadas las novedades editoriales y los recordatorios de lectura. Puede desactivarlos cuando quiera, por separado, desde Mi perfil en la aplicacion o con el enlace de baja que llevan esos dos correos, sin necesidad de iniciar sesion. Tambien puede escribirnos a soporte@poiema.co. Las notificaciones promocionales en el telefono llegan apagadas y solo se envian si usted las activa.

7. Base Legal del Tratamiento

El tratamiento de datos personales se fundamenta en las siguientes bases legales, conforme al Reglamento General de Proteccion de Datos (GDPR) y la Ley 1581 de 2012:

• Ejecucion del contrato (Art. 6.1.b GDPR): El tratamiento es necesario para la prestacion del servicio contratado, incluyendo la gestion de su cuenta de usuario, la sincronizacion de progreso de lectura entre dispositivos y el registro de dispositivos autorizados.
• Interes legitimo (Art. 6.1.f GDPR): El tratamiento es necesario para satisfacer intereses legitimos de Poiema Publicaciones, como el analisis de errores mediante Firebase Crashlytics para garantizar la estabilidad de la aplicacion, y la implementacion de medidas de seguridad anti-pirateria para proteger los derechos de propiedad intelectual de los autores y la editorial.
• Obligacion legal: El tratamiento es necesario para el cumplimiento de obligaciones legales, incluyendo la retencion de registros fiscales y de facturacion conforme a la normativa tributaria colombiana.

8. Autorizacion del Titular

De conformidad con el articulo 9 de la Ley 1581 de 2012, Poiema Publicaciones requiere autorizacion previa, expresa e informada del Titular para el Tratamiento de sus datos personales.

La autorizacion se obtiene cuando usted:

• Crea su cuenta o inicia sesion en una pantalla que muestra, antes del boton, un aviso con los enlaces a esta Politica y a los Terminos de Servicio.
• Activa una opcion concreta dentro de la aplicacion, como las notificaciones promocionales.
• Nos lo manifiesta por escrito de forma verificable.

La autorizacion puede ser revocada en cualquier momento, siempre que no lo impida una disposicion legal o contractual.

9. Derechos del Titular de los Datos (Derechos ARCO)

Conforme al articulo 8 de la Ley 1581 de 2012, como Titular de datos personales usted tiene derecho a:

• Acceso: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento. Este derecho puede ejercerse cuando lo considere pertinente.
• Rectificacion: Solicitar la correccion de datos que sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Cancelacion (Supresion): Solicitar la eliminacion de sus datos cuando considere que no estan siendo tratados conforme a la ley o cuando ya no sean necesarios para la finalidad autorizada.
• Oposicion: Oponerse al Tratamiento de sus datos cuando exista una razon legitima y fundada relativa a su situacion particular.
• Portabilidad: Obtener una copia de sus datos personales en un formato estructurado, de uso comun y lectura mecanica (JSON o PDF).
• Revocar autorizacion: Revocar en cualquier momento la autorizacion conferida para el Tratamiento de sus datos.

10. Procedimiento para Ejercer sus Derechos

Para ejercer sus derechos como Titular de datos personales:

10.1 Consultas

Puede consultar sus datos personales de forma gratuita. Responderemos en un termino maximo de diez (10) dias habiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud.

10.2 Reclamos

Si considera que la informacion contenida en nuestra base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, presente su reclamo con los siguientes datos:

• Identificacion del Titular (nombre completo y documento de identidad)
• Descripcion de los hechos que dan lugar al reclamo
• Direccion y datos de contacto
• Documentos que soporten el reclamo (si aplica)

Plazo de respuesta: Maximo quince (15) dias habiles contados desde el dia siguiente a la fecha de recibo del reclamo.

10.3 Canales de Atencion

• Correo electronico: soporte@poiema.co
• En la aplicacion: Mi perfil, donde puede descargar sus datos, cambiar sus preferencias de correo y eliminar su cuenta

11. Tiempo de Retencion de Datos

Los datos personales seran conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados:

• Datos de cuenta activa: Mientras mantenga su cuenta activa en la plataforma
• Progreso de lectura y notas: Mientras su cuenta este activa
• Datos de facturacion: Cinco (5) anos por obligaciones tributarias colombianas
• Logs de auditoria: a los 12 meses se anonimizan —se les quitan la direccion de internet, el navegador y el correo, y solo queda el hecho: quien actuo, que hizo, sobre que y cuando— y a los 36 meses se borran por completo
• Eliminacion de la cuenta: se hace desde la aplicacion (Mi perfil → Mi cuenta → Eliminar cuenta) y es inmediata e irreversible; la propia pantalla se lo advierte antes de confirmar. Si no puede hacerlo desde la aplicacion, escribanos a soporte@poiema.co y la tramitamos.

12. Transferencia y Transmision de Datos

Para la prestacion del servicio, Poiema Publicaciones puede transferir o transmitir datos personales a terceros ubicados en Colombia o en el exterior:

12.1 Encargados del Tratamiento

12.2 Garantias

Las transferencias internacionales de datos se realizan con las siguientes garantias:

• Clausulas contractuales tipo aprobadas por autoridades de proteccion de datos
• Proveedores con certificaciones de seguridad reconocidas
• Para los proveedores en Estados Unidos, los mecanismos de transferencia vigentes entre la Union Europea y ese pais

13. Medidas de Seguridad

Poiema Publicaciones implementa medidas tecnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales:

• Cifrado de la informacion mientras viaja entre su dispositivo y nuestros servidores
• Las contrasenas se guardan cifradas y nadie en Poiema puede leerlas
• Acceso interno limitado a las personas que lo necesitan para su trabajo
• Codigo de un solo uso por correo para recuperar el acceso a su cuenta
• Monitoreo y deteccion de actividades sospechosas
• Copias de seguridad periodicas
• Capacitacion del personal en proteccion de datos

14. Uso de Cookies

Utilizamos cookies y tecnologias similares para mejorar su experiencia. Las cookies necesarias para el funcionamiento del servicio no requieren consentimiento. Para cookies analiticas y de marketing, solicitamos su autorizacion previa.

Para mas informacion, consulte nuestra Politica de Cookies.

15. Datos de Menores de Edad

La cuenta debe crearla una persona mayor de edad. El contenido de Poiema es apto para todo publico, y un menor puede leer con una cuenta creada y supervisada por su padre, madre o representante legal, que sera el titular de esa cuenta y de los datos asociados a ella.

No recopilamos intencionalmente datos de menores de edad ni les pedimos su edad o su fecha de nacimiento. Conforme al articulo 7 de la Ley 1581 de 2012, el Tratamiento de datos personales de ninos, ninas y adolescentes esta prohibido, salvo el de los datos de naturaleza publica.

Si tiene conocimiento de que un menor ha proporcionado datos personales, contactenos inmediatamente para proceder a su eliminacion.

16. Modificaciones a esta Politica

Poiema Publicaciones se reserva el derecho de modificar esta Politica de Privacidad en cualquier momento. Los cambios significativos seran notificados a traves de:

• Correo electronico a los usuarios registrados
• Aviso destacado en la plataforma

Le recomendamos revisar esta Politica periodicamente. El uso continuado del servicio despues de la notificacion de cambios constituye aceptacion de los mismos.

17. Autoridad de Control

Si considera que sus derechos no han sido respetados, puede presentar una queja ante:

Para usuarios residentes en la Union Europea, puede dirigirse a la autoridad de proteccion de datos de su pais de residencia.

18. Contacto

Para cualquier consulta sobre esta Politica de Privacidad:

• Correo electronico: soporte@poiema.co
• Sitio web: www.poiema.co